Durante várias implementações de Escritórios de Projetos, a Macrosolutions percebeu que uma área dedicada à comunicação pode ajudar significantemente a criar e manter a sinergia necessária para uma comunicação eficaz entre os vários projetos dentro de programas e portfólios.

Visando prover serviços diferenciados aos seus clientes, a Macrosolutions desenvolveu uma metodologia de comunicação em projetos exclusiva que assegura o melhor uso da informação vigente para a tomada de decisão. A metodologia integra melhores práticas de modelos ágeis (Scrum e XP) e modelos de reporte por exceção (PRINCE2) em uma estrutura sólida, simples e eficiente.

Todos esses trabalhos são decorrentes do uso conjugado de modelos de obtenção de informação, modelos de armazenamento de dados e técnicas inovadoras de distribuição de informações e reporte.

Principais problemas abordados

  1. Não existe processo de comunicação do projeto
  2. Erros, falhas e conflitos decorrentes de ruídos na comunicação
  3. Informalidade excessiva no trato da informação
  4. Relatórios pouco efetivos para a tomada de decisão
  5. Baixa confiabilidade nos canais convencionais de comunicação
  6. Tomada de decisão pobre, caótica ou incompleta decorrente da falta ou imprecisão da informação gerada

Escopo dos trabalhos

  • Diagnóstico do modelo atual de comunicações
  • Avaliação dos meios de comunicação existentes
  • Identificação dos personagens-chave do processo de comunicação (“Personas”)
  • Elaboração da estratégia de comunicação
  • Confecção dos modelos de relatórios de negócios e operacional (Projetos, Programas e Portfólios)
  • Elaboração do Plano de Comunicações
  • Estruturação dos meios de comunicação usando modelos tradicionais e web 2.0
  • Implementação da agenda de comunicações
  • Planejamento e gerenciamento de reuniões
  • Coaching em técnicas de reuniões
  • Operação assistida

Ficha técnica

Duração estimada dos trabalhos da consultoria [?]
3 meses
Complexidade dos trabalhos [?]
Baixa à média
Equipe do cliente (mínima necessária) [?]
1 Gerente de Projetos e 1 Analista de Projetos
Alocação equipe cliente x Alocação equipe Macrosolutions [?]
25% Equipe cliente
75% Equipe Macrosolutions
Número estimado de visitas do projeto [?]
3 visitas
Nível de maturidade (mínimo requerido) [?]
Baixo
Nível de abrangência Organizacional [?]
Corporativo: ★★★★★
Departamental: ★★★★★
Projeto: ★★★★★
Idioma(s) [?]
Português, Inglês, Espanhol

Mais informações

Quer saber mais sobre a consultoria Estruturação dos Processos de Comunicação em Projetos, Programas e Portfólios?

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Padrões
Áreas
  • Padrões e metodologias suportados

    Project Management Institute (PMI)
    PMBOK® Guide Sim
    PMI Practice Standard for Estimating
    PMI Practice Standard for Earned Value Management
    PMI Practice Standard for Configuration Management
    PMI Practice Standard for Risk Management
    PMI Practice Standard for Work Breakdown Structure
    PMI Practice Standard for Scheduling
    PMI Standard for Portfolio Management Sim
    PMI Standard for Program Management Sim
    PMI Project Manager Development Competency Framework Sim
    Organizational Project Management Maturity Model (OPM3)® Sim
    UK Office of Government Commerce (OGC)
    PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) Sim
    MSP (Managing Successful Programmes)
    M_O_R (Management of Risks)
    P3M3 (Portfolio, Programme, and Project Management Maturity Model) Sim
    P3O (Portfolio, Programme and Project Offices) Sim
    MoP (Management of Portfolios) Sim
    MoV (Management of Value) Sim
    Scrum Alliance
    Scrum Methodology Sim
    International Project Management Association (IPMA)
    ICB® IPMA Competence Baseline Sim
  • Áreas: abrangência da abordagem

    Área Abrangência Descrição
    Integração ★★★★★ Inclui os processos necessários para assegurar que os vários elementos do projeto sejam adequadamente coordenados.
    Escopo Inclui os processos necessários para assegurar que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente o trabalho necessário, para completar o projeto com sucesso.
    Tempo Inclui os processos necessários para assegurar a conclusão em tempo hábil do projeto.
    Custo Inclui os processos necessários para assegurar que o projeto seja completado dentro do orçamento aprovado.
    Qualidade Inclui os processos necessários para assegurar que o projeto irá satisfazer as necessidades para as quais ele foi empreendido.
    Recursos Humanos Inclui os processos necessários para tornar mais efetivo o uso das pessoas envolvidas com o projeto.
    Comunicações ★★★★★ Inclui os processos necessários para garantir a geração oportuna e adequada, coleta, disseminação, armazenamento e disposição final das informações do projeto.
    Risco Processo sistemático de identificar, analisar e responder aos riscos do projeto. Ele inclui maximizar a probabilidade e conseqüências de eventos positivos e minimizar a probabilidade e conseqüências de eventos adversos aos objetivos do projeto.
    Aquisições Inclui os processos requeridos para adquirir bens e serviços de fora da organização executora para atingir o escopo do projeto.
    SSMA Envolve os processos relacionados aos trabalhos de segurança, saúde e meio ambiente, incluindo regulamentações específicas.
    Planejamento Estratégico Opcional Envolve os processos que relacionam os projetos com a estratégia corporativa através dos indicadores dos objetivos do Balanced Scorecard.

Informações complementares Topo ↑

O gerenciamento das comunicações consiste na reunião de todos os elementos necessários para a apropriada geração, coleta, disseminação e armazenamento das informações do projeto.

No gerenciamento de projetos, um elevado percentual de atritos, frustrações e ineficiências nas relações tem como origem uma comunicação pobre.

"A habilidade de comunicação é, sem dúvida, a principal habilidade individual de um gerente de projetos de sucesso." - Ricardo Vargas

A falha na interpretação de um requisito de projeto, as dúvidas numa solicitação de mudanças, uma data compromissada que foi ultrapassada são resultados de uma “quebra” na comunicação.

Um outro fator importante a ser observado em todo o dimensionamento do processo de comunicações tem relacionamento direto com o tipo de anteparo existente. Aspectos culturais, morais, religiosos e até mesmo emoções e temperamentos influenciam diretamente como as pessoas codificam e decodificam peças de informações do projeto.

Por isso somente uma consultoria experiente e hábil no processo de comunicações pode definir as comunicações de modo ágil e com um nível mínimo de ruídos.